In einer zunehmend digitalen Welt sind E-Mails das Rückgrat der Unternehmenskommunikation. Sie enthalten wichtige geschäftliche Informationen, Verträge, Absprachen und rechtlich relevante Dokumente. Die revisionssichere E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen daher nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern vor allem eine gesetzliche Verpflichtung. Doch was bedeutet „revisionssicher“ in diesem Zusammenhang, welche gesetzlichen Vorgaben gibt es, und wie setzen Unternehmen die Archivierung praktisch um? In diesem Beitrag geben wir Antworten und stellen die Top 3 Anbieter für revisionssichere E-Mail-Archivierung vor.
Gesetzliche Vorgaben zur E-Mail-Archivierung
In Deutschland gibt es klare gesetzliche Vorgaben, die die Archivierung geschäftlicher E-Mails betreffen. Unternehmen sind verpflichtet, E-Mails, die relevante Informationen zu Steuer-, Handels- oder rechtlichen Angelegenheiten enthalten, für bestimmte Zeiträume sicher aufzubewahren. Die wichtigsten Regelungen finden sich in folgenden Gesetzen:
- Abgabenordnung (AO): Unternehmen müssen steuerrelevante Dokumente und E-Mails für bis zu zehn Jahre aufbewahren. Dazu gehören etwa Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine oder Steuererklärungen.
- Handelsgesetzbuch (HGB): Das HGB schreibt vor, dass alle handelsrechtlich relevanten E-Mails ebenfalls über einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufbewahrt werden müssen. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail erstellt wurde.
- Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD): Die GoBD definieren, wie elektronische Dokumente – und dazu zählen auch E-Mails – revisionssicher archiviert werden müssen. Dies bedeutet unter anderem, dass E-Mails vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar und jederzeit zugänglich gespeichert werden müssen.
Was bedeutet „revisionssicher“?
Der Begriff „revisionssicher“ beschreibt die Art und Weise, wie elektronische Dokumente und E-Mails archiviert werden müssen, um rechtlichen Anforderungen zu genügen. Eine revisionssichere Archivierung bedeutet, dass die Daten:
- Unveränderbar sind: Nach der Archivierung dürfen E-Mails nicht mehr manipuliert oder gelöscht werden können.
- Vollständig sind: Alle relevanten E-Mails inklusive Anhängen müssen archiviert werden.
- Nachvollziehbar sind: Die Archivierung muss lückenlos dokumentiert werden, sodass nachvollziehbar bleibt, wer wann welche Daten archiviert hat.
- Jederzeit zugänglich sind: Die archivierten E-Mails müssen jederzeit lesbar und abrufbar sein.
- Rechtskonform sind: Die Archivierung muss den oben genannten gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Praktische Umsetzung der revisionssicheren E-Mail-Archivierung
Die technische Umsetzung der revisionssicheren E-Mail-Archivierung erfordert eine sorgfältige Planung und den Einsatz spezialisierter Software. Hier sind einige Tipps, wie Unternehmen eine gesetzeskonforme Archivierung sicherstellen können:
Unternehmen sollten klare interne Richtlinien definieren, welche E-Mails archiviert werden müssen und wie lange sie aufbewahrt werden. Dazu gehören z. B. steuerrelevante und handelsrechtlich wichtige E-Mails.
Die Top 3 Tools für revisionssichere E-Mail-Archivierung
Um eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten, benötigen Unternehmen spezialisierte Softwarelösungen, die eine rechtskonforme Speicherung und Verwaltung von E-Mails ermöglichen. Hier sind die Top 3 Anbieter für revisionssichere E-Mail-Archivierung:
1. Audriga Email-Archivierung
Audriga ist ein in Deutschland ansässiger Anbieter, der speziell für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) eine benutzerfreundliche und revisionssichere E-Mail-Archivierung anbietet. Mit einem klaren Fokus auf die Einhaltung deutscher und europäischer Datenschutzrichtlinien eignet sich Audriga besonders für Unternehmen, die eine einfache, aber effiziente Lösung suchen.
Funktionen:
- Revisionssichere Archivierung für Microsoft Exchange, Microsoft 365, IMAP und Google Workspace.
- DSGVO- und GoBD-konform, für Unternehmen, die auf deutsche/europäische Standards setzen.
- Flexible Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs).
- Volltextsuche, um archivierte E-Mails schnell zu finden.
- Verschlüsselte Archivierung und Zugriffsschutz.
Vorteile:
- Einfaches Setup und benutzerfreundliche Bedienung.
- Deutscher Anbieter, ideal für Unternehmen mit Fokus auf Datenschutz nach EU-Standards.
- Keine lokale Infrastruktur erforderlich, da Cloud-basierte Lösung.
Nachteile:
- Primär auf KMUs zugeschnitten, weniger Features für sehr große Unternehmen.
- Weniger erweiterte Compliance- und eDiscovery-Funktionen im Vergleich zu Microsoft 365 oder spezialisierten Lösungen wie Cryoserver.
2. Microsoft 365 Compliance (eDiscovery & In-Place Hold)
Microsoft 365 Compliance (eDiscovery & In-Place Hold) ist eine leistungsstarke, in die Microsoft 365-Umgebung integrierte Lösung zur E-Mail-Archivierung und rechtlichen Verwaltung. Diese Lösung richtet sich an mittlere und große Unternehmen, die eine umfassende Compliance- und Archivierungsstrategie benötigen, die nahtlos in ihre bestehende Microsoft-Infrastruktur eingebunden ist.
Funktionen:
- Integrierte Compliance- und Archivierungslösungen innerhalb der Microsoft 365-Umgebung.
- In-Place Hold verhindert, dass E-Mails gelöscht oder geändert werden können.
- eDiscovery zur Suche und Verwaltung von Daten für rechtliche und Compliance-Zwecke.
- Integrierte Datenklassifizierung, um Inhalte zu kategorisieren und zu schützen.
- Automatische Aufbewahrungsrichtlinien zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Vorteile:
- Nahtlose Integration mit Microsoft 365, keine zusätzlichen Drittanbieter-Tools nötig.
- Umfangreiche Compliance-Optionen, ideal für große Unternehmen.
- Skalierbare, Cloud-basierte Lösung, die von überall zugänglich ist.
Nachteile:
- Komplexer in der Konfiguration, besonders für kleinere Unternehmen ohne IT-Abteilung.
- Microsoft 365 ist abonnementbasiert, die Compliance-Funktionen sind nur in bestimmten Enterprise-Plänen enthalten.
- Primär für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen – weniger geeignet für andere Infrastrukturen.
3. Cryoserver
Cryoserver ist eine spezialisierte E-Mail-Archivierungslösung, die auf rechtliche Compliance und Sicherheit ausgerichtet ist. Sie bietet flexible Einsatzmöglichkeiten sowohl in der Cloud als auch On-Premise und eignet sich besonders für Unternehmen, die strenge gesetzliche Vorgaben und hohe Sicherheitsanforderungen erfüllen müssen.
Funktionen:
- Spezialisierte, revisionssichere E-Mail-Archivierungslösung mit Fokus auf Sicherheit und Compliance.
- Archivierung von E-Mails für Microsoft Exchange, Google Workspace, Microsoft 365, Lotus Notes, IMAP/POP3.
- Hochperformante Volltextsuche für Endbenutzer und Administratoren.
- Unterstützung von rechtlichen Haltebefehlen und eDiscovery für komplexe Compliance-Anforderungen.
- On-Premise und Cloud-Optionen verfügbar.
Vorteile:
- Hohe Flexibilität durch On-Premise und Cloud-Optionen.
- Ideal für große Unternehmen mit hohen Anforderungen an Compliance und Sicherheit.
- Benutzerfreundliche Oberfläche trotz umfangreicher Funktionen.
- Revisionssicherheit nach den wichtigsten gesetzlichen Vorgaben (z.B. GDPR, GoBD).
Nachteile:
- Kann für kleinere Unternehmen überdimensioniert sein.
- Höhere Kosten im Vergleich zu einfacheren Archivierungslösungen.
- Komplexität bei der Integration und Konfiguration in bestehenden Infrastrukturen.
Fazit
Revisionssichere E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein essenzieller Bestandteil des Risikomanagements und der Unternehmensführung. Indem Unternehmen auf die richtigen Tools und Verfahren setzen, können sie sicherstellen, dass ihre E-Mails gesetzeskonform, sicher und langfristig verfügbar bleiben. Mit Anbietern wie MailStore Server, Retain by Micro Focus und Cryoserver können Unternehmen auf bewährte Lösungen zurückgreifen, die den rechtlichen und praktischen Anforderungen gerecht werden.