Geburtstage bieten im Unternehmensalltag eine gute Gelegenheit, Wertschätzung zu zeigen – sei es mit Glückwünschen, einem Kuchen oder einem kleinen Geschenk. Doch was gut gemeint ist, kann aus datenschutzrechtlicher Sicht problematisch sein. Denn das Geburtsdatum zählt zu den personenbezogenen Daten und unterliegt der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
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Geburtsdatum: Ein sensibles Datum mit Zweckbindung
Im Rahmen des Einstellungsprozesses wird das Geburtsdatum regelmäßig erhoben. Dies geschieht in der Regel zur Erfüllung arbeitsvertraglicher Pflichten – etwa zur Abwicklung von Lohnzahlungen, zur Berechnung von Urlaubsansprüchen oder zur Einhaltung gesetzlicher Schutzvorschriften. Die Rechtsgrundlage ist hier Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO („Vertragserfüllung“).
Wichtig:
Diese Daten dürfen jedoch nicht ohne Weiteres für andere Zwecke, etwa zur Veröffentlichung in einem Geburtstagskalender oder zur Mitteilung an Kolleginnen und Kollegen, verwendet werden. Es bedarf einer neuen Rechtsgrundlage, sofern die ursprüngliche Zweckbindung überschritten wird.
Typische Praxis – häufig nicht DSGVO-konform
Ausgehängte Geburtstagslisten oder öffentlich sichtbare Outlook-Kalender sind verbreitet, aber nicht DSGVO-konform, wenn keine Einwilligung der betroffenen Personen vorliegt. Gleiches gilt für öffentliche Gratulationen durch Vorgesetzte – beispielsweise in Meetings oder bei Betriebsversammlungen.
Wie lässt sich das datenschutzkonform gestalten?
Unternehmen können dennoch Geburtstage angemessen berücksichtigen – mit folgenden Optionen:
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Einwilligung:
Mitarbeitende erklären freiwillig, dass ihr Geburtstag veröffentlicht oder intern kommuniziert werden darf. -
Selbsteintragung:
Freiwillige Eintragung in einen Kalender oder eine Liste durch die Mitarbeitenden selbst. -
Gratulation durch HR:
Glückwünsche oder kleine Aufmerksamkeiten im Namen des Unternehmens können unter bestimmten Bedingungen auf ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) gestützt werden – erfordern jedoch eine sorgfältige Interessenabwägung.
Sensibilität ist gefragt
Nicht jede*r möchte im Kollegenkreis zum Geburtstag gratuliert werden. Unternehmen sollten dies respektieren und Datenschutz sowie persönliche Vorlieben gleichermaßen berücksichtigen.
Fazit
Wertschätzung ja – aber bitte datenschutzkonform.
Für einen respektvollen und rechtssicheren Umgang mit Geburtstagen im Unternehmen ist entscheidend:
- Keine Veröffentlichung ohne Einwilligung
- Transparente Kommunikation über freiwillige Angebote
- Sensibilisierung von Führungskräften